Bienvenue sur cet espace dédié à vous accompagner dans vos démarches administratives liées aux stages et aux expériences professionnelles.
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires ainsi que plusieurs ressources utiles :
- La plateforme Polytech Nice Sophia dédiée aux conventions de stages et aux expériences professionnelles
- Le formulaire à compléter avec les informations à recueillir auprès de votre entreprise d’accueil
- La liste des responsables de stage par formation, avec leurs coordonnées
- Les noms et coordonnées des gestionnaires de stage pour chaque formation
- Une FAQ en complément des informations qui figurent sur cette page
Mots-clés essentiels : comprendre les bases avant de vous lancer
Avant de débuter vos démarches, il est important de bien comprendre la signification des principales notions. Elles constituent le socle de toute expérience en milieu professionnel et ont pour objectif de clarifier vos droits, vos responsabilités et les attentes de l’établissement comme de l’organisme d’accueil.
UN STAGE - c’est quoi ?
Il s'agit d'une immersion temporaire en entreprise, encadrée par une convention signée entre l’organisme d’accueil, l’établissement et l’étudiant. Le stage a pour but de développer des compétences professionnelles et de mettre en pratique les connaissances acquises en formation.
Ce n’est pas un emploi salarié : il ne doit ni remplacer un poste existant, ni couvrir des missions habituellement assurées par un employé.
UNE EXPERIENCE PROFESSIONNELLE - c’est quoi ?
Elle se traduit par toute activité en milieu professionnel et se justifie par un document attestant de sa réalisation : emploi, projet entrepreneurial, bénévolat, service civique ou volontariat (VIE, VIA, VSI, armées)…L’expérience professionnelle a pour but de vous initier à la découverte du monde du travail.
Cette immersion, en lien direct ou non avec la formation suivie, vous permet d’appréhender les réalités professionnelles, de développer des compétences transversales et de construire votre projet personnel et professionnel.
UNE ENTREPRISE - c’est quoi ?
Le terme entreprise sera employé pour tout organisme offrant une mise en situation professionnelle, en France ou à l’international : une entreprise privée, une administration, une collectivité, une association, un laboratoire, etc. L’essentiel est qu’il s’agisse d’un environnement où vous pouvez développer vos compétences et mettre en pratique vos connaissances.
STAGES
Obligatoires pour les 4A et 5A.
Obligatoires pour les Peip1 qui ne font pas d'expériences professionnelles.
- PARTIES PRENANTES DU STAGE
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Différents acteurs interviennent dans la préparation et le déroulement du stage, chacun ayant un rôle essentiel pour encadrer l’étudiant et garantir le bon suivi administratif et pédagogique de sa mission.
L’étudiant est responsable de la recherche de l’entreprise qui l’accueillera pour son stage. Il doit également recueillir toutes les informations nécessaires au dépôt de sa convention de stage.Le responsable de stage valide le sujet et les modalités de la mission et désigne un enseignant référent pour suivre l’étudiant pendant son stage. (Consulter la liste des responsables par formation).
Le tuteur enseignant accompagne l’étudiant tout au long de son stage et veille à la bonne réalisation de la mission, en s'assurant du suivi pédagogique et des objectifs d’apprentissage.
L’Entreprise communique tous les éléments nécessaires sur les modalités du stage (signataires, tuteurs, modalités, dates...)Le Tuteur de stage en entreprise est chargé de l’accueil et de l’accompagnement de l’étudiant tout au long du stage.
Le gestionnaire de stage est chargé d'informer l’étudiant sur la procédure de convention, contrôler, éditer et enregistrer la convention de stage, assurer le suivi administratif, juridique et RH tout au long du stage, en offrant un accompagnement constant.
- LE CIRCUIT POUR OBTENIR LA CONVENTION DE STAGE
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Le processus de mise en place d’une convention de stage suit une série d’étapes essentielles permettant d’assurer la validation pédagogique et administrative telles que définies par le règlement des études de Polytech Nice Sophia et le cadre légal. Les principales phases de cette procédure sont présentées ci-dessous :
Etape 1 : Présentation du sujet au responsable de stage - l’étudiant soumet le sujet de son stage au responsable de stage pour validation.Etape 2 : Attribution d’un tuteur enseignant - un tuteur enseignant est désigné pour accompagner l’étudiant durant son stage.
Etape 3 : Dépôt de la demande de convention - l’étudiant dépose sa demande de convention de stage sur la plateforme en ligne de l’école.
Etape 4 : Validation de la convention - le service des stages valide la convention et lance la procédure des signatures électroniques.
Etape 5 : Vérification et signature par l’entreprise - l’entreprise vérifie et signe la convention.
Etape 6 : Vérification et signature par le tuteur de stage - le tuteur de stage valide la convention et la signe.
Etape 7 : Signature par l'enseignant référent - il signe la convention.
Etape 8 : Signature de l’étudiant - l'étudiant signe la convention de stage.
Etape 9 : Signature finale par l'école - la gestionnaire des stages finalise la procédure - la convention est prête à être téléchargée par toutes les parties.
⚠️ Attention : Aucun stage ne peut démarrer et vous ne pouvez pas vous présenter dans l'entreprise sans convention signée par l'ensemble des parties, car il s'agit d'un document contractuel. - ETAPES A RESPECTER POUR LA VALIDATION DE LA CONVENTION DE STAGE
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Avant de déposer votre convention, assurez-vous de suivre rigoureusement les étapes ci-dessous, indispensables pour garantir le bon déroulement de la procédure.
Toute erreur peut interrompre la procédure et obliger qu'elle soit recommencée depuis le début.ETAPE 1 : Recueillir les informations auprès de l’entreprise :
- Rassemblez toutes les données nécessaires concernant votre stage :
- Missions confiées
- Dates et horaires du stage
- Lieu d’accueil
- Coordonnées des contacts clés : signataires (directeur, représentant ou DRH) et tuteur de stage
- Montant de la gratification et éventuels avantages (tickets restaurant, transport, etc.)
- Modalités de congés et d’absences autorisées
Vérifiez attentivement les noms et adresses e-mail des signataires, afin d’éviter tout blocage lors de la signature électronique via DocuSign.
ETAPE 2 : Validation du sujet par le responsable de formation
- Faites valider votre sujet de stage par votre responsable de formation qui vous communiquera le nom de votre enseignant référent..
ETAPE 3 : Fournir votre attestation de responsabilité civile- Veillez à avoir une attestation de responsabilité civile précisant clairement que vous êtes couverts durant la période de votre stage. explicitement votre couverture durant la période du stage.
ETAPE 4 : Informer la gestionnaire de stage en cas de convention spécifique
- Si votre entreprise exige son propre modèle de convention, informez- en la gestionnaire de stage de votre formation. Même dans ce cas, la convention de l’école doit obligatoirement être complétée sur la plateforme dédiée.
- DÉPÔT DE LA CONVENTION DE STAGE
- La convention de stage doit être déposée au minimum 10 jours avant le début du stage.
En cas de non-respect de ce délai, le bureau des stages ne peut garantir le traitement du dossier dans les temps. Le stage devra alors être reporté à une date ultérieure.- Pour déposer votre convention de stage vous devez vous connecter avec vos identifiants université sur la plateforme https://webapps.polytech.unice.fr/conventions/ .
- Si certaines informations ne sont pas encore connues, vous pouvez enregistrer votre convention en brouillon et finir de la compléter ultérieurement.
- Tous les champs obligatoires doivent être renseignés pour générer la convention. Une fois la saisie termine, la plateforme édite automatiquement la convention correspondante : en français pour un stage en France et en bilingue français /anglais pour un stage à l’étranger (y compris à Monaco).
- Une fois la convention traitée et validée par la gestionnaire des stages, elle ne peut plus être modifiée.
⚠️ Attention : En cas d’erreur, vous devrez déposer une nouvelle convention. - SIGNATURES DE LA CONVENTION DE STAGE
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Les conventions sont signées en ligne avec l’application DocuSign.
- Vous recevrez un e-mail envoyé via DocuSign ayant pour objet Convention de stage (Prénom Nom) à signer électroniquement
- Cliquez sur le lien de signature électronique pour examiner et signer la convention à l’endroit prévu.
- Une fois la convention signée par toutes les parties, vous recevrez une notification par e-mail vous permettant de télécharger la convention finale.
Aucun stage ne peut commencer sans que 5 signatures dans l’ordre ci-dessous soient apposées :
- Représentant de l’entreprise (DRH, Directeur).
- Tuteur de stage en entreprise
- Enseignant référent
- Stagiaire
- Directeur de Polytech Nice Sophia
Sans convention signée :
L’organisme d’accueil se trouve en situation irrégulière.
L’étudiant n’est pas juridiquement protégé et non couvert en cas d’accident du travail ou de trajet. - DEMARCHES A EFFECTUER A L’ISSUE DE VOTRE STAGE EN ENTREPRISE
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À l’issue de votre période en entreprise, plusieurs étapes administratives et pédagogiques sont nécessaires pour finaliser votre stage et assurer la bonne prise en compte de votre expérience pour la validation de votre année d'études.
Récupérez votre attestation de fin de stage
L’entreprise doit vous remettre ce document situé à la dernière page de la convention de stage. Il pourra vous être demandé dans le cadre d’une demande d’ouverture de droits au régime général d’assurance vieillesse (article L.351-17 du Code de la sécurité sociale).Faites évaluer votre expérience
À la fin du stage, l’entreprise doit remplir une fiche d’évaluation de votre activité, qu’elle retournera à votre enseignant référent.Évaluez la qualité de votre stage
Vous serez invité à compléter un questionnaire d’appréciation sur la qualité de votre accueil et de votre encadrement. Ce document est uniquement informatif et n’influence pas la délivrance de votre diplôme.Déposez votre rapport sur la plateforme GSSE : https://gsse.polytech.unice.fr/
Il sera réceptionné par le département Langues & Humanités, et non par le bureau des stages.
EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Obligatoires pour les Peip1 qui ne font pas de stage ainsi que pour les 3A dans le cadre de l'UE "Développement personnel".
Qui contacter selon votre formation ?
Retrouvez ici les contacts des responsables des stages et des gestionnaires de stages pour chaque formation.
Pour toute question pédagogique ou administrative, n’hésitez pas à les contacter directement.
- Contacts - Gestionnaires des stages
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Nom Téléphone Email Formations concernées Spécificité Isabelle Diot 04 89 15 40 36 isabelle.diot@univ-cotedazur.fr BAT, GB 3 & 5, GE, PEIP1 Conseil et accompagnement RH & aspects juridiques pour toutes les formations Julie Maiffret 04 89 15 40 39 julie.maiffret@univ-cotedazur.fr INFO, MAM, GB4, ELSES, ROBO Conseil et accompagnement sur la mobilité des stages à l’étranger - Contacts - Responsables stages